Plan de continuitate în pandemie: Digitalizare + Cloud + Externalizare IT | efectRO
Home » Blog » Trei piloni ai continuității organizației: digitalizare, cloud & externalizare

Trei piloni ai continuității organizației: digitalizare, cloud & externalizare

by | 27 Apr 2020 | Blog

Siguranța automobilelor este testată cu ajutorul testelor de impact; produsele electrice trec prin teste de înaltă tensiune; ce testează siguranța infrastructurii unei organizații, în special a infrastructurii IT? În mod normal, un audit. În situații excepționale, o fac (brutal și fără menajamente) situațiile de criză. Pandemia și efectele ei are și darul de a ne pune în fața rezultatelor unei testări de siguranță neanunțate: modul în care gândim (sau nu gândim), cum reacționăm, ce prioritizăm.

Având în spate peste 17 ani de experiență în domeniul infrastructurii și serviciilor IT, am decis să oferim câteva repere solide organizațiilor care doresc să ia decizii informate, realiste și aplicabile în această perioadă tulbure. În acest blog post ne propunem să analizăm modul în care digitalizarea, cloud-ul și o politică de externalizare a serviciilor IT pot crește semnificativ gradul de continuitate a organizației.

Când Digitalizare + Cloud = succes?

„Când Digitalizare + cloud = succes?” - titlul prezentării efectRO în cadrul evenimentului de lansare a DIH4Society, Cluj-Napoca, 28 februarie 2020

În luna februarie am primit din partea Cluj IT Cluster, o invitație să participăm cu o prezentare la lansarea DIH4Society, un Hub de inovație digitală.

Titlul evenimentului era, retrospectiv privind, de-a dreptul profetic: „Transformarea digitală – Oportunitate, alternativă sau necesitate imperativă?”. Țineți cont de faptul că evenimentul a avut loc în 28 februarie, cu vreo zece zile înaintea declanșării stării de urgență în România. Am discutat despre statisticile care arată poziția codașă a României la acest capitol, despre prioritățile nou-înființatei Autoritate pentru Digitalizarea României, despre oportunitățile oferite de abordări de tip smart city, telemedicină, industrie 4.0, monitorizarea de la distanță a utilităților publice ș.a.m.d. Personal, cel mai mult mi-a rămas în minte atenționarea d-lui Alexandru Tulai referitoare la  pericolele confundării transferului de proceduri birocratice de pe suport hârtie pe suport digital, cu digitalizarea propriu-zisă. Revenim ciclic la venerabilul principiu de „garbage in, garbage out” din IT.

Contribuția noastră la acest eveniment a fost de a prezenta câteva studii de caz legate de digitalizare și cloud. Imediat ce am primit invitația, ne-am adunat în sala noastră de conferințe și am stabilit care vor fi studiile de caz pe care doream să le abordăm; până la urmă, cei 17 ani de activitate efectRO trebuiau să își spună cuvântul. Titlul, însă, ne-a dat ceva bătăi de cap, pentru că doream ca acesta să ofere o promisiune clară audienței, promisiune, de care să ne putem ține prin concluziile pe care le avea să le oferim la sfârșitul prezentării. Până la urmă am convenit asupra unei întrebări: „Când Digitalizare + Cloud = Succes?

Implicită în titlul nostru este ideea că nu întotdeauna digitalizarea și migrarea în cloud a diverselor componente critice ale unei organizații este un succes. Iar promisiunea noastră era că vom identifica în studiile noastre de caz care sunt factorii care contribuie – uneori decisiv! – la succesul procesului de digitalizare și migrare în cloud.

Care sunt factorii de succes care fac ca migrarea în cloud & digitalizarea să contribuie la succesul unei organizații? Experiența acumulată ne-a ajutat să identificăm cel puțin câțiva dintre ei:

  • Asumarea investirii de timp și efort în audit și consultanță, anterior oricăror decizii majore.
  • Creionarea unei viziuni pe termen mediu și lung cu privire la componentele infrastructurii:  scalarea oricărui subsistem & grad sporit de flexibilitate în integrarea unor componente noi
  • Integrarea de principiu a tuturor sistemelor IT, așa încât toate sistemele IT să poată fi monitorizate, accesate, controlate de la distanță, iar parametrii de funcționare să fie garantați contractual & raportați periodic.
  • Strategie robustă menită să asigurare continuitatea activității, adică redundanțe multiple, backup de date, securitatea & integritatea datelor.
  • Stabilirea costului total de exploatare prin: abordarea costurilor din perspectiva ciclului de viață a echipamentelor & includerea costurilor & riscurilor legate de indisponibilitate.
  • Evaluarea corectă a mentenabilității infrastructurii IT: stabilirea parametrilor de funcționare garantați, monitorizare și raportare periodică, accent pe prevenție, îmbunătățirea continuă a calității serviciilor.

Prioritizarea resursei umane ca sursă primară de plus valoare, prin identificarea piedicilor în calea muncii colaborative și identificarea soluțiilor pentru eliminarea acestora.

Sumarul factorii de succes în digitalizare și implementarea unei infrastructuri cloud - prezentare efectRO în cadrul evenimentului de lansare a DIH4Society, Cluj-Napoca, 28 februarie 2020

Chiar și o simplă trecere în revistă a factorilor ne arată legătura strânsă între digitalizare și continuitatea activității. Organizațiile care au luat în serios provocarea digitalizării și au avut de partea lor cel puțin o parte a factorilor menționați mai sus, au crescut semnificativ reziliența infrastructurii lor IT (și, implict, a organizației).

Pandemia nu face decât să aducă în prim plan nevoia acută de soluții bazate pe cloud:

  • Acces securizat, de tip remote, al tuturor sistemelor critice pentru organizație în vederea continuității, dar și a activităților normale în organizație
  • Colaborarea, utilizarea centralizată și partajarea tuturor documentelor organizației printr-o singură interfață accesibilă de pe orice dispozitiv și din orice locație
  • Mobilizarea serviciilor de notificare pentru a determina dacă partenerii, furnizorii, clienții sunt afectați și pentru a putea oferi asistență și ajutor echipelor de intervenție
  • Utilizarea partenerilor externi pentru monitorizarea și administrarea infrastructurii IT așa încât organizația să se poată focaliza pe restabilirea operațiunilor normale cât mai rapidă

Totuși, nu vreau să vă las cu impresia falsă că digitalizarea este un soi de proces ghidat de principiul „totul sau nimic”. Viața reală este caracterizată de complexitate, iar aceasta se manifestă printr-o multitudine de constrângeri și priorități care intră în conflict. Procesul digitalizării poate fi un succes și atunci când este implementat gradual, așa cum voi arăta în exemplul parteneriatului între efectRO și Panemar.

Panemar: constanță în investiții legate de digitalizare & cloud

Digitalizare în ritmul clientului – Studiu de caz Panemar | efectRO

Astăzi, Panemar este unul dintre brandurile cunoscute în România. Dar în 1993 era doar o afacere de familie împinsă înainte mai mult de know-how decât de infrastructură de producție, mai mult de entuziasm decât de un plan de business riguros.

Am reușit să îl surprind plăcut pe dl. Nicușor Chiorean cu amintirile mele, în calitate de cumpărător, legate de pâinea de Panemar vândută la ghereta lor din cartierul Mănăștur, de modul în care vecinii și rudele „descopereau” această nouă pâine, de cozile care se formau și erau acceptate drept ceva inevitabil, doar era pâine „așe cum trăbă” și mai și era „pâine cu gust de pâine”.

Acest soi de succes organic, dar și responsabilitatea pe care o resimțeau față de cumpărătorii care plecau frustrați din fața gheretelor, pentru că pâinea se epuiza repede, i-a împins să facă planuri de extindere: magazine Panemar în fiecare cartier din Cluj. Și dacă tot au pornit pe acest drum, erau determinați să ofere o experiență cât mai plăcută cumpărătorului. Au investit vizibil și consistent în partea de design, branding, ambianță.

Și, crucial, au investit în partea care se vede mai puțin – o infrastructură IT care să poată absorbi, fără efort suplimentar, noi magazine deschise și noi sisteme pe care și le-ar putea dori pe viitor. O infrastructură gândită pe termen mediu și lung, care proiectează costurile nu doar de achiziție și implementare, ci și costuri de mentenanță pe întreaga durată de viață a echipamentelor. O infrastructură care să poată să crească odată cu Panemar.

De-a lungul anilor, echipa noastră a tot extins infrastructura IT Panemar cu noi servere virtuale pentru găzduirea aplicațiilor și bazelor de date care îi ajută să gestioneze producția, transportul, logistica, personalul, sisteme de supraveghere video, sistem de telefonie IP, rețele securizate, sisteme de tip point of sale, monitorizare fabrică, sistem de pager-e pentru comenzi, sistem de pontaj angajați etc. Am integrat noile magazine în aceeași infrastructură. Mai mult, am crescut și nivelul de disponibilitate și suport pe care îl oferim pentru fiecare dintre aceste sisteme.

Am făcut toate acestea fără o creștere proporțională a prețului serviciilor, fără întreruperi ale activității și cu niște timpi de implementare care niciodată nu au impus constrângeri în ritmul extinderii Panemar. Motivul? Aderarea la o viziune comună, elaborată împreună cu echipa de management Panemar, bazată pe principii solide și pe o cunoaștere detaliată a nevoilor clientului nostru.

Telemunca, Remote și Cloud – cuvinte cheie căutate masiv în perioada carantinei

Ultimele două săptămâni au generat un număr remarcabil de meme legate direct sau indirect de pandemie având drept ținte lucruri diverse, începând de la hârtie igienică, drojdie, alcool sanitar, până la abonamente Netflix sau programe de fitness și dietă.

Datele publice oferite de Google Trends pot fi (și sunt!) utilizate pe larg de către analiști din diverse domenii pentru a explora diverse subiecte prin prisma comportamentului de căutare în motorul de căutare Google.

În cele ce urmează, voi încerca să exemplific, într-o formă cât de poate de modestă, utilizarea Google Trends pentru a explora câteva lucruri pe care le relevă căutările din ultima perioadă despre gradul de pregătire al organizațiilor, despre ce ne indică aceste căutări cu privire la  infrastructura IT și despre motivele probabile pentru care suntem în acest punct în România.

Să începem prin a examina care sunt cuvintele-cheie legate de serviciile IT, ale căror frecvență de căutare a crescut (de la simțitor, până la uimitor), ca urmare a carantinei impuse de pandemie. Evident, trebuie specificat din start, setul de date disponibile la nivelul țării noastre este mult mai mic și nu oferă, din păcate, aceeași rezoluție de care beneficiază seturile de date din SUA sau țările din Europa de vest.

Căutările din ultima perioadă (în special luna martie) indică o creștere spectaculoasă de căutări care conțin cuvinte-cheie legate de IT. Nu am pretenția că dezvălui ceva spectaculos spunând că izolarea socială a forțat majoritatea organizațiilor, dar și a indivizilor, să-și revizuiască atitudinea și disponibilitatea cu privire la munca de la distanță. Spre exemplu, putem vedea un vârf impresionant de căutări în luna martie pentru „Telemuncă” (vezi mai jos).

Căutări pentru cuvintele cheie „Telemuncă”, pe teritoriul României, ultimele 90 de zile (via Google Trends).

În aceeași perioadă se poate vedea o creștere mare a numărului de căutări legate de „cloud” și „remote” – elemente care s-au dovedit indispensabile pentru majoritatea organizațiilor în asigurarea continuității activității în condițiile carantinei.

Căutările legate de soluții „remote” ating un vârf în jurul datei de 18 martie, adică la începutul declarării stării de urgență prin decret prezidențial. Căutările legate de „cloud” merg în paralel cu acestea, dar spre sfârșitul lunii martie le depășesc și ajung la un maxim abia de curând, la începutul lunii aprilie.

Putem specula motivele din spatele acestor tendințe – odată cu trecerea timpului, tot mai multe persoane realizează că răspunsul la nevoile lor sunt legate mai puțin de metoda de accesare a aplicațiilor sau a conținutului, cât, mai ales de tipul de infrastructură care poate oferi un fundament solid pentru telemuncă.

Comparație căutări pentru „Cloud” și „Remote” pe teritoriul României, ultimele 30 de zile (via Google Trends).

Merită observată și distribuția regională pentru aceste căutări: creșterea căutărilor pentru acești termeni este prezentă și în județele care și-au format deja o reputație în domeniul digitalizării, dar nu este la fel de remarcabilă/impresionantă ca în județele care nu s-au remarcat prin prea multe inițiative pe acest plan.

Altfel spus, cloud și soluții remote se caută acolo unde acestea nu prea au fost implementate până acum (vezi mai jos):

Comparație căutări pentru „Cloud” și „Remote” pe județele României, ultimele 30 de zile (via Google Trends).

Exemplul transformării efectRO în 2008:  cloud, acces remote, telemuncă

Simt în acest punct nevoia să ofer o scurtă clarificare, sper demistificatoare, a conceptului „cloud”.

Celor ce lucrează în IT le este familiară butada „Cloud-ul este serverul altcuiva” pentru că exprimă succint esența conceptului: servere ce conțin aplicații, baze de date, platforme care pot fi accesate via internet. Aceste servere sunt localizate fizic în centre de date, dar accesibile virtual de oriunde.

Procesul de externalizare în urma căruia plătim un serviciu dar ne debarasăm de responsabilitatea întreținerii infrastructurii care face posibil serviciul vă este cunoscut tuturor, fără excepție. Vrem apă când deschidem robinetul, nu vrem să avem grijă de decantarea, purificarea și controlul microbiologic al apei. Vrem curent electric, nu grija transformatoarelor și releelor. Vrem convorbiri telefonice, nu vrem să avem grijă de turnuri de emisie.

Similar, vrem acces la email, fără să ne batem capul cu c umpărarea și setarea un server, licențe Microsoft Exchange, setare domenii, backup de date etc. Vrem acces la toate fișierele noastre de lucru oricând și de oriunde avem nevoie, fără să setăm servere de stocare redundante, politici de acces și securitate etc.

Motivul principal pentru care majoritatea organizațiilor optează pentru cloud, sau, altfel spus, externalizează acest serviciu către un furnizor, ține de utilitate și comoditate: nu mai ai grija administrării și mentenanței acelor servere.

Un alt motiv important este capacitatea crescută de a administra și a face mentenanță.

Centrul de comandă efectRO monitorizează în timp real toate componentele infrastructurii noastre IT și a clienților cărora le oferim servicii de mentenanță.

Centrul de comandă efectRO monitorizează în timp real toate componentele infrastructurii noastre IT și a clienților cărora le oferim servicii de mentenanță.

Vă ofer un exemplu din istoria noastră, a celor de la efectRO. La începutul anilor 2000, când am început activitatea, eram o firmă care oferea strict servicii de mentenanță IT: administrare calculatoare, rețele, servere locale și mentenanță pentru echipamente conexe. Cu timpul, clienții noștri au început să ceară și alte componente pe care să le integreze în infrastructura lor: servicii de backup, instalare UPS-uri și mentenanța lor periodică, instalare de camere IP pentru monitorizare video plus stocarea înregistrărilor pe un server aflat la distanta, servicii de securizare și monitorizare a rețelelor.

Nu ne-a luat mult timp să realizăm că nu putem (și nici nu vrem) să creștem forța de muncă în același ritm în care creșteam numărul de sisteme pe care le administram, ofeream suport și făceam mentenanță periodică. Singura cale rațională era să integrăm și să digitalizăm cât mai mult toate sistemele.

Ne-am propus să proiectăm în așa fel infrastructura IT a clienților noștri încât să putem monitoriza în timp real toate echipamentele lor, fie că vorbim despre camere IP, routere, servere, sisteme de telefonie sau orice alte dispozitive sau sisteme. Ne era foarte clar că serverele, spre exemplu, pot fi întreținute și monitorizate mult mai eficient într-un mediu atent controlat, unde poți crea redundanțe multiple (alimentare cu curent, furnizori multipli de internet, stocare, conexiuni și climatizare redundante). Motiv pentru care am accesat fonduri europene și ne-am construit în 2008 propriul nostru centru de date, pe care l-am tot extins de atunci.

Secretul nostru? Astăzi suntem în stare să oferim servicii de înaltă disponibilitate pentru că oricare dintre aceste sisteme utilizează o infrastructură proiectată pentru acest lucru. Niciunul dintre clienții noștri nu a avut de suferit în momentul declarării stării de urgență: toate sistemele erau gândite din start să poate fi accesate remote, toate serviciile noastre erau în cloud.

efectRO oferă Externalizare IT, servicii Hosting și soluții IT susținute de un datacenter și o infrastructură modernă.

efectRO oferă Externalizare IT, servicii Hosting și soluții IT susținute de un datacenter și o infrastructură modernă.

Vrem soluții IT: utilizatorii caută VPN, video conferințe online, integrare verticală

Predictibil, numărul de căutări pentru soluții VPN (Virtual Private Network) a crescut simțitor. Este soluția care pare, de cele mai multe ori, a fi cea mai la îndemână pentru a stabili conexiuni cu un grad sporit de securitate către resursele informatice ale organizațiilor: acces la ERP-uri, documente stocate pe un server local, date stocate în cloud public sau privat etc. Bineînțeles, nu toate soluțiile VPN sunt create egale, nici ca nivel de securitate, nici ca UX (termenul deja consacrat pentru uzabilitate) și nici în termeni de cost – fapt ușor de descoperit chiar și la o căutare simplă.

În orice caz, atât în România, cât și în Regatul Unit, volumul de căutări atinge cota cea mai înaltă pe la mijlocului lunii martie (vezi mai jos):

Comparație căutări pentru „VPN” pe teritoriul României vs. teritoriul Regatului Unit, ultimele 30 de zile (via Google Trends).

La fel de predictibilă a fost și creșterea căutărilor pentru soluții de organizare a video conferințelor. Majoritatea dintre noi preferăm să ne vedem față în față. Ședințele din birouri, clarificările de care ai nevoie de la un alt coleg, întâlnirile de lucru cu clienți existenți sau potențiali – toate aceste interacțiuni au trebuit să își găsească alternative virtuale.

Spre exemplu, mai jos puteți vizualiza evoluția numărului de căutări pentru aplicațiile Skype și Zoom în România comparativ cu Regatul Unit. Zoom este, de departe, căutarea preferată, chiar dacă și Skype își are adepții săi (vezi mai jos).

Comparație căutări pentru aplicațiile „Skype” și „Zoom” pe teritoriul României vs. teritoriul Regatului Unit, ultimele 30 de zile (via Google Trends).

Dacă excludem din reprezentarea grafică căutările legate de Zoom, vom observa că „bătălia” se dă, în special, între Teams și Slack plus Webex. Cert este că, la fel ca în cazurile prezentate mai sus, și aici se poate observa răspunsul organizațiilor și a indivizilor la provocările create de pandemie de la mijlocul lunii martie.

Comparație căutări pentru aplicațiile „Microsoft Teams”, „Slack”, „Cisco Webex”, „Google Hangouts”, „GoToMeeting” pe teritoriul României, ultimele 30 de zile (via Google Trends).

De ce este Teams atât de căutat? Din cauza integrării.

Dincolo de factori care țin de branding, marketing, poziționare strategică pe piață, așa cum arătam mai sus, este mult mai ușor să administrezi un singur sistem față de mai multe sisteme. Un scenariu plauzibil este că o bună parte din companiile care utilizau până acum doar Office 365 să fi fost nevoite să adopte Teams drept soluția care le oferă cea mai bună integrare verticală și cele mai puține bătăi de cap legate de mentenanță și suport (toate fiind parte a ecosistemului Microsoft).

Integrarea este o pârghie importantă pentru orice companie. Ca să ilustrez, vreau să vă descriu mai jos un exemplu care arată avantajele integrării în domeniul infrastructurii IT.

Ecolor: sisteme în producție integrate într-o infrastructură IT

Ecolor a luat ființă în România în 2005 și este, fără îndoială, una dintre poveștile de succes în industria producătorilor de mobilă. Ne-au făcut o impresie foarte bună, atunci când ne-am intersectat cu ei în 2010. Am văzut un model de viziune în acțiune:  căutau noi metode și tehnologii care să le permită să devină un partener ideal în ecosistemul lor. De-a lungul timpului am văzut, an după an, investițiile lor în organizarea halelor de producție, în special în roboți industriali.

Decizia lor de a investi în sisteme robotice a avut din start niște implicații: generau date, care trebuiau stocate și procesate în SAP; flux de lucru, care trebuia monitorizat în timp real; asigurarea securității la locul de muncă; personal care să se ocupe de administrarea unui număr tot mai mare de sisteme IT, ca să menționăm doar câteva.

Monitorizarea fluxului de lucru și a siguranței la locul de muncă sublinia nevoia unui sistem de supraveghere video. Dar cum anume: un sistem separat sau un sistem video integrat în infrastructura IT? Cum vor fi accesate și de către cine? Unde vor stoca datele? Vom putea face monitorizarea sistemelor de la distanță pentru a minimiza accesul personalului auxiliar în hala de producție? Care sunt costurile soluției pe întreaga durată de viață a echipamentelor, inclusiv mentenanța? Întrebări de acest gen duc la realizarea unui sistem integrat care își dovedește în timp fiabilitatea și reziliența.

Nu mulțimea sistemelor este cheia. În 2005 încărcam un camion pe zi. Astăzi încărcăm 15-20 de camioane cu marfă pe zi. Pentru noi, întregul a devenit mai mult decât simpla sumă a părților componente.” 

Tiberiu Bărăian

Director adjunct, Ecolor

În al doilea rând, oricine analizează o fabrică modernă din punct de vedere a sistemelor realizează că automatizarea și digitalizarea aduc și vulnerabilități. Datele Ecolor trebuie să ajungă către servere și de la servere către fabrică, fără întârzieri, fără să fie interceptate și fără să fie alterate. Or, acest lucru implică automat latențe foarte mici și lățimi de bandă generoase, dar și conectivitate redundantă.

În al treilea rând, viziunea lor are implicații cu privire la politica legată de personalul IT. O fabrică modernă reclamă un nivel de expertiză IT destul de ridicat. Spre exemplu, Ecolor a început cu o mașină virtuală pe un server, iar astăzi au nevoie de 11. Ecolor a avut de ales între a angaja personal IT redundant (i.e., să poate acoperi trei schimburi, plus situațiile imprevizibile de tipul concediilor sau plecărilor).

Acestea au fost câteva dintre motivele pentru care Ecolor a decis în 2010 să externalizeze administrarea şi mentenanța infrastructurii lor IT către efectRO şi să mute cât mai multe sisteme IT în cloud, în centrul nostru de date.

Digitalizare în producție – Studiu de caz Ecolor | efectRO

„Planul de continuitate” – o problemă cronică devine acută odată cu carantina

Îndrăznesc să afirm că creșterea căutărilor legate de „planul de continuitate” (atât în România, cât și în Regatul Unit) este elementul cel mai indicativ cu privire la capacitatea limitată a organizațiilor de a face față unei crize în mod sistematic și deliberat.

Practic, aceste seturi de date ne arată că la începutul lui martie 2020 o mulțime de utilizatori caută și „descoperă” sau re-descoperă Planul de continuitate (vezi mai jos):

Comparație căutări pentru cuvintele-cheie „plan continuitate” pe teritoriul României vs. „continuity plan” pe teritoriul Regatului Unit, ultimele 12 de luni (via Google Trends).

Planul de continuitate a activității, cunoscut și ca planul de continuitate a afacerii, sau PCA (în eng. Business Continuity Plan / BCA) reprezintă o serie de proceduri documentate care ghidează organizațiile în vederea recuperării, reluării și restabilirii unui nivel predefinit al operațiunilor în urma unei întreruperi a activității. Este important să înțelegem că PCA este parte a unui proces mai cuprinzător – managementul continuității afacerii, și nu doar unul dintre multele documente impuse de birocrația modernă.

O simplă parcurgere a elementelor care compun un PCA ne arată că acest document se vrea a fi rezultatul unui proces de analiză de durată, planificare și decizii asumate:

  • analiza riscurilor potențiale cu care se poate confrunta o organizație,
  • identificare componentelor critice pentru organizație în vederea prioritizării lor,
  • identificare rolurilor și responsabilităților,
  • condițiile de activare și dezactivare,
  • mijloacele de comunicare,
  • modul în care vor fi gestionate incidentele,
  • resursele necesare recuperării etc.

Prezența unui număr mare de căutări legate de acest subiect la începutul lui martie indică faptul că multe organizații au neglijat sau scurtcircuitat procesul de elaborare a unui plan de continuitate care să poate face față măsurilor de izolare socială. Ținând cont de toate trend-urile de căutări evidențiate mai sus (nevoia de cloud, acces de tip remote, VPN, soluții pentru conferințe video etc.) putem îngusta și mai mult aria problemei: planurile de continuitate s-au dovedit a fi incapabile să țină cont de asigurarea continuității infrastructurii IT.

Ați putea să îmi reproșați că este absurdă cerința ca organizațiile să se pregătească pentru o pandemie imposibil de prezis; pe această logică, de ce să nu încropim planuri pentru izbucnirea unui super-vulcan, război nuclear, lovitura unui asteroid etc.? Răspunsul ar fi că planul de continuitate nu ține atât de mult de scenarii specifice (cum ar fi, spre exemplu, carantina în cazul unei pandemii), ci mai mult de gândirea unor proceduri și infrastructuri care pot oferi un grad ridicat de certitudine în legătură cu continuitatea activității, indiferent de scenariu. 

Pandemia evidențiază că infrastructura IT fie nu este o prioritate, fie este implementată necorespunzător. În mod normal, procesul de elaborare a PCA ar fi trebuit să evidențieze că majoritatea organizațiilor din ziua de azi depind în mod critic de infrastructura IT. Ar fi trebuit ca organizațiile să înceapă să pună întrebări simple, de tipul: ne putem desfășura activitatea dacă nu merge serviciul de email? Dacă furnizorul nostru de internet nu poate presta servicii? Dacă trebuie să accesăm ERP-ul din altă locație decât de la birou? Dacă trebuie să avem o ședință cu persoane care nu sunt / nu pot fi în aceeași locație?

Conducerea organizațiilor ar fi trebuit să interogheze fie persoanele responsabile de IT din cadrul companiei, fie companiile cărora le-au încredințat prin contract serviciile de mentenanță IT cu privire la vulnerabilitățile evidențiate de auditul infrastructurii IT, dacă au soluții la aceste scenarii, care ar fi costurile și durata de implementare ș.a.m.d.

VDI pentru Blue Projects sau cum poate fi asigurată continuitatea prin design

Blue Projects este o companie multinațională fondată în 2007. Domeniul lor de expertiză este furnizarea de servicii de consultanță, proiectare și management de proiect în domeniul construcțiilor industriale și comerciale. Prin 2015, chiar de la începutul relațiilor noastre cu ei, ne-am dat seama că avem valori similare.

Blue Projects punea accent serios pe înțelegerea nevoilor specifice ale clienților lor, ceea ce ne propuneam și noi. Îi vedeam că abordează cu maximă seriozitate valoarea expertizei, atât în propria lor echipă, cât și la colaboratorii lor, printre care ne număram și noi. Doreau să ofere soluții integrate clienților lor – exact strategia pe care le-o propuneam și noi pe partea de infrastructură IT. Menționez acest episod doar ca să exemplific un adevăr bine știut – este mult mai ușor să lucrezi cu cineva care știe ce vrea sau, cel puțin, are aceleași valori și principii.

Și acum exemplul promis.

În domeniul proiectării proceselor industriale, Blue Projects are nevoie de trei ingrediente: un software de proiectare 3D, un inginer proiectant bine pregătit, o stație de lucru care să aibă resursele necesare pentru a rula acest software.

Blue Projects are prezență internațională, prin urmare are birouri și echipe de proiectanți în mai multe orașe. Până de curând acest lucru nu prezenta o problemă. Câtă vreme proiectanții sunt în aceeași locație, latențele între stațiile de lucru sunt foarte mici. Modificările introduse de oricare dintre proiectanți pot fi văzute în timp real de ceilalți colaboratori. Exemplul nostru are de a face cu dificultățile introduse de un al patrulea ingredient: capacitatea de a conlucra în timp real cu alți ingineri pe același proiect 3D.

Anul trecut, partenerii noștri de la Blue Projects au contractat proiecte pentru rezolvarea cărora se impunea colaborarea proiectanților din mai multe centre – Cluj, București și Varșovia. Și nu orice tip de colaborare, ci colaborare în timp real. Sigur, există soluții să te poți conecta de la distanță pe stația de lucru a colegului tău, dar munca devine foarte frustrantă: tinde să devină secvențială sau chiar se blochează.

Soluția? În primă instanță, achiziționarea de stații de lucru suplimentare și transport & cazarea proiectanților către acea locație. Evident, o soluție costisitoare și nu tocmai eficientă, nu doar în termeni financiari, ci mai ales în termeni de presiune asupra vieții personale și familiale pentru toți cei implicați. Un proiect, treacă-meargă. Ce faci când îți dai seama că vor mai veni proiecte de același fel și că avantajul tău competitiv este tocmai capacitatea de a oferi o soluție care depinde de această muncă colaborativă?

Noi le-am propus să testeze o soluție de tip VDI (Virtual Desktop Interface). Practic, virtualizăm o stație de lucru – sistem de operare + aplicații, în special software-ul lor de proiectare 3D – și o găzduim pe un server performant. Astfel, stația de lucru devină disponibilă oricui are datele de acces necesare, oricând, de pe orice dispozitiv conectat la internet.

Am implementat rapid un VDI pilot și le-am dat datele de acces ca să îl testeze. Ne amintim și acum cu plăcere de momentul în care au accesat soluția, pentru că am văzut satisfacția lor atunci când au văzut că aplicația de proiectare rulează chiar mai bine în VDI decât pe o stație de lucru, iar prezența colaboratorilor activi pe același proiect nici nu constituie un impediment. Ne-am simțit un pic magicieni atunci când le-am explicat că putem scala soluția instantaneu în funcție de resursele de care au nevoie și le putem oferi un SLA foarte competitiv pentru că soluția VDI „moștenește” toate redundanțele, securitatea și setările de backup pe care le are infrastructura care găzduiește soluția VDI.

Munca colaborativă via VDI – Studiu de caz Blue Projects | efectRO

De ce spuneam că soluțiile de tip VDI au cerințe de continuitate incorporate din proiectare? Deoarece oferă elementele critice unui bun plan de continuitate:  Flexibilitate, Vizibilitate,  Colaborare.

– Clientul nostru are flexibilitate pentru că îl putem asigura contractual de acces la informații & aplicații critice pentru activitatea sa din orice locații sau locații multiple. În același timp, permite ca documente sau proiecte critice pentru organizație să poată fi arhivate redundant, și apoi accesate, într-o singură locație centralizată.

– Oferim clientului nostru vizibilitate: îi putem pune la dispoziție o interfață centralizatoare prezentate în timp real despre fluxul informațional legat de serviciul VDI, iar în cazul în care are loc un incident care afectează în vreun fel procesul, putem reface stația de lucru virtuală imediat.

– Cel mai important pentru clientul nostru este asigurarea colaborării: schimbul de informații între angajați, echipa de management sau colaboratori externi este mult mai puțin dependent de factori externi și mult mai eficient.

Chiar dacă scenariul la care am răspuns inițial este total diferit de limitările actuale impuse de carantină, soluția s-a dovedit la fel de aplicabilă, asigurând continuitatea activității companiei.

Digitalizarea și etica responsabilității față de angajați, parteneri & colaboratori

Cererea crescută pentru o serie întreagă de servicii IT înregistrată de la începutul declarării stării de urgență în România indică o nevoie reală legată de digitalizare, care nu mai poate fi ignorată. Telemunca, accesul remote și transferul multor componente critice ale organizațiilor în cloud sunt fenomene inevitabile, nu doar pentru că sunt mai eficiente, ci și pentru că oferă un grad sporit de anduranță organizațiilor, fie că vorbim despre organizații publice, private, non-profit sau bazate pe profit. Integrarea sistemelor IT este atât un avantaj, cât și o necesitate din punct de vedere a uzabilității și a mentenabilității.

În majoritatea cazurilor, organizațiile nu sunt eficiente încercând să dezvolte propriul bazin de resurse umane și expertiză în domeniul IT care să poată suplini aceste nevoi. Acest lucru face ca identificarea unor parteneri externi pentru monitorizarea și administrarea infrastructurii IT și consultanță IT să fie una dintre prioritățile de bază pentru organizațiile care doresc să rămână competitive.

Pandemia ne mai arată și faptul că ideea de continuitate a activității și planul de continuitate, ca expresie al acesteia, sunt rezultatul unor investiții de timp și analiză și nu pot fi implementate fără a se ține cont de componenta infrastructurii IT.  În fapt, planul de continuitate duce inevitabil spre digitalizare și cloud. Fie în mijlocul crizei, fie în perioadă de funcționare normală, orice organizație care nu se află într-un proces de digitalizare și îmbunătățire continuă a infrastructurii sale IT, își crește gradul de risc.

Or, „creșterea gradului de risc” nu este doar o expresie din manualul de management, ci este, în ultimă instanță o problemă de etică. Neglijența în acest domeniu poate avea repercursiuni cât se poate de reale pentru angajați, parteneri, furnizori.