3 sfaturi ca să lucrezi eficient & fără frustrări pe Fișiere.ro | efectRO
Home » Blog » Cum să lucrezi eficient & fără frustrări zilnice pe platforma Fișiere.ro

Cum să lucrezi eficient & fără frustrări zilnice pe platforma Fișiere.ro

by | 22 Mar 2019 | Blog

Cum poți lucra eficient & fără frustrări zilnice pe platforma Fișiere.ro

Ce este și ce face Fișiere.ro?

Fișiere.ro este un serviciu de stocare a fișierelor în cloud (i.e. cloud file sharing).

În esență, Fișiere.ro oferă utilizatorilor o metodă simplă de a stoca, accesa, sincroniza și partaja (i.e. share) fișiere, cu alți oameni și cu alte dispozitive. Sistemul permite să lucrezi cu orice tip de fișiere: Word, Excel, imagini, video etc. Fișierele pot fi accesate de oriunde și de pe aproape orice dispozitiv conectat la internet.

Majoritatea utilizatorilor sunt atrași de posibilitatea de a lucra simultan cu alte persoane pe aceleași fișier. Astfel, fișierele în cauză pot fi distribuite către alte persoane, oferindu-le colaboratorilor dreptul de a le vizualiza sau chiar de a le modifica /edita.

Pentru companii, avantajele utilizării unui sistem de cloud file-sharing sunt legate în primul rând de productivitate, securitate și reducerea costurilor

Motivul #1 pentru care clienții aleg Fișiere.ro: prețul imbatabil

Fișiere.ro nu este singurul furnizor al serviciilor de acest tip. Alte servicii de stocare a fișierelor în cloud sunt chiar mai bine cunoscute. Aproape sigur ai auzit despre: Google Drive, Dropbox, Box, iCloud, OneDrive, Egnyte, ShareFile.

Indiscutabil, giganți precum Google, Apple sau Microsoft sunt capabili să ofere servicii de file-sharing mai complexe și mai cizelate. Dar când vine vorba de preț, veți constata destul de repede că Fișiere.ro este pur și simplu imbatabil.

Spre deosebire de toți competitorii menționați mai sus, Fișiere.ro nu taxează serviciile sale după numărul de utilizatori. Ești taxat doar după spațiul de stocare de care ai nevoie. Astfel, la un număr mic de utilizatori, s-ar putea să găsești un preț echivalent cu cel cerut de Fișiere.ro; însă cu cât numărul de utilizatori crește, cu atât va crește diferența dintre oferta competitorilor vs. oferta Fișiere.ro.

Dacă tragem linie: pentru vasta majoritate a companiilor, prețul Fișiere.ro este imbatabil.

Top frustrări legate de utilizarea platformei fișiere.ro: fișiere editate local de mai multe persoane concomitent

Oferim Fișiere.ro și suport clienților care utilizează această platformă de file-sharing de circa doi ani. Fiind în “prima linie”, am putut observa care sunt problemele și frustrările utilizatorilor legate de platforma Fișiere.ro.

De departe, frustrarea cea mai mare a utilizatorilor este legată de dificultatea colaborării cu alte persoane în editarea unui fișier, atunci când acest fișier este deschis și editat local.

La ce ne referim?

Fișiere.ro permite deschiderea fișierelor în două moduri distincte:

  1. Metoda 1: accesarea fișierelor local, pe desktop / laptop. În acest caz utilizatorul descarcă și își instalează aplicația pentru PC; odată instalată și configurată, utilizatorul își poate vizualiza și accesa fișierele direct din This PC, pe Windows, sau Finder, pe MacOS. Fișiere.ro apare sub forma unui disk virtual).
  2. Metoda 2: accesarea fișierelor în aplicația web. Astfel, utilizatorul se loghează pe platforma Fișiere.ro în browser-ul său preferat: Chrome, Firefox, Safari etc.

Indiscutabil, majoritatea utilizatorilor preferă metoda 1, adică accesarea fișierelor în modul Local, adică pe PC, pentru că această metodă este mai ușoară. În plus, dacă ne bazăm pe numărul de tichete de suport înregistrate de noi, șansele să dai de probleme sunt minime dacă fișierul este accesat / editat de către o singură persoană (deci, excludem scenariul colaborării concomitente pe același fișier), indiferent dacă o faci în aplicația web sau local.   

Rezumând:

  • în utilizarea platformei Fișiere.ro problemele apar atunci când utilizatorii, obișnuiți deja să acceseze fișierele local, încearcă să colaboreze la editarea / modificarea unui fișier, accesându-l local și concomitent (adică Metoda 1)
  • Colaborarea în vederea editării unui fișier (document Word sau Excel) nu întâmpină probleme atunci când are loc în cadrul aplicației web (adică Metoda 2)

De ce apar probleme atunci când utilizatorii încearcă să colaboreze la editarea unui fișier, accesând-ul direct de pe un dispozitiv local?

Ca să explicăm de ce apar probleme atunci când mai mult de un utilizator editează același fișier pe un dispozitiv local (Metoda 1), hai să replicăm scenariul și să vedem ce se întâmplă.

Atât eu, cât și colegul meu Mihai avem acces la Fișiere.ro. În plus, ambii avem instalată aplicația care permite accesarea fișierelor direct pe dispozitivul local (laptop în cazul meu și PC în cazul colegului meu).

Pasul 1. Accesare & editare locală: Crearea și accesarea unui document Excel aflat în cloud pe platforma Fișiere.ro

Având instalată aplicația Fișiere.exe, pot accesa partiția cloud a companiei efectRO direct din Windows Explorer. Partiția Fișiere.ro (U:) apare în lista partițiilor disponibile, sub Local Disk (C:) și Local Disk (D:) și este disponibilă cât timp am acces la internet (vezi imaginea de mai jos).

Am creat local, pe laptopul meu, un folder numit „Test fișiere.ro” în care am creat un fișier Excel pe care l-am numit „Exemplu 1”.

Cum arată un folder și un fișier Excel pe partiția cloud Fișiere.ro pe un PC, după ce este instalată aplicația Fișiere.exe.

Partiția U: este o partiție virtuală. Este ușor să uit acest aspect pentru că fișierele se comportă ca și cum ar fi direct pe laptopul meu: dacă dau dublu click pe fișierul Excel, acesta se deschide la fel ca orice alt fișier Excel.

Pasul 2. Accesare & editare locală: Două sau mai multe persoane accesează & modifică concomitent documentul

Să presupunem că lucrez la un set de date important pentru compania mea.

Exemplu de document Excel, aflat în cloud pe platforma Fișiere.ro, deschis local pe PC-ul meu.

Până aici, totul este perfect. Ce se întâmplă dacă am nevoie de contribuția colegului meu? Din moment ce platforma Fișiere.ro îmi permite atât mie, cât și colegului meu să accesăm acest document, de ce nu am putea lucra ambii concomitent? Zis și făcut! Îl rog pe Mihai să acceseze documentul și să lucreze împreună cu mine.

Prima problemă cu care ne confruntăm dacă lucrăm local (Metoda 1) este că nici eu și nici el nu vede ce modificări face celălalt! Documentul meu Excel arata la fel, chiar dacă Mihai adaugă coloane noi de date, face calcule, re-organizează datele etc.

Singurul indiciu pe care îl am că mai este o persoană care modifică fișierul meu este o notificare care apare pentru câteva secunde în colțul dreapta jos al ecranului meu (vezi imaginea de mai jos).

Notificarea din partea aplicației Fișiere.ro conform căreia fișierul meu a fost accesat & modificat de către un alt utilizator care are acces la fișier.

Pasul 3. Accesare & editare locală: Unul dintre utilizatori dorește să salveze modificările făcute în fișier și ajunge să șteargă ce a lucrat celălalt

Dacă ignor sau nu observ notificarea și încerc să salvez documentul meu Excel după ce am primit o astfel de notificare, Fișiere.ro mă avertizează că un alt utilizator a accesat și modificat între timp fișierul pe care lucrez și, deci, ar trebui să salvez documentul sub un alt nume pentru a nu pierde modificările făcute.

Aplicația Fișiere.ro mă avertizează că un alt utilizator a accesat și modificat fișierul pe care lucrez și, deci, ar trebui să salvez documentul sub un alt nume pentru a nu pierde modificările făcute.

Mulți utilizatori ignoră această notificare; pentru că nu poate fi închisă această fereastră, mulți o trag în partea de jos a ecranului pentru a nu-i deranja. Este foarte important să nu faci asta!

De ce? Pentru că în acest moment există două versiuni ale aceluiași document Excel. Dacă atât eu cât și colegul meu continuăm să lucrăm pe versiunile noastre ale documentului riscăm ca unul dintre noi să piardă tot ce lucrează.

Accesare & editare locală: explicații și concluzii

De ce ajung utilizatorii frustrați atunci când încearcă să acceseze local și să  colaboreze la editarea unui document?

Răspunsul scurt: utilizatorul care decide să salveze documentul pe care lucrează va suprascrie modificările sale peste modificările celuilalt utilizator.

Ce poți face?

Soluția pe moment: dacă ai ajuns în situația pe care am descris-o mai sus, trebuie să îți salvezi imediat versiunea ta a fișierului sub alt nume! Evident, soluția nu este una ideală pentru că dacă dorești să păstrezi munca depusă de toți utilizatorii implicați, va trebui să analizezi ulterior cele două versiuni și să le combini.

Fișierele care sunt accesate și modificate de mai multe persoane trebuie salvate sub un alt nume pentru a nu se pierde modificările făcute.

Soluția pe termen lung, recomandată de efectRO: Atât platforma Fișiere.ro, cât și Microsoft Excel nu au fost proiectate să fie folosite pentru editarea documentelor în colaborare pe aplicația desktop (adică, local). Acesta este motivul pentru care colaborarea în vederea editării documentelor trebuie făcută pe aplicația web a platformei Fișiere.ro. 

Aplicația web Fișiere.ro este metoda recomandată de a edita documente în colaborare

Am arătat mai sus un scenariu concret, frecvent raportat, în care lucrul cu Fișiere.ro duce la frustrări și probleme. Să vedem acum scenariul alternativ în care utilizăm aplicația web Fișiere.ro.

Pasul 1. Accesare & editare în aplicația web: Accesarea unui document Excel

Pentru a accesa aplicația web, tot ce trebuie să fac este să deschid un web browser. Spre exemplu, Chrome, Firefox sau Safari.

În fereastra de căutarea a browser-ului scriu adresa platformei: www.fisiere.ro. Odată ce mi se încarcă pagina principală, navighez în bara de meniu și apăs pe „Login” (vezi imaginea de mai jos).

Accesarea aplicației web Fișiere.ro are nevoie doar de un browser (e.g. Chrome, Firefox sau Safari) și conexiune la internet.

Pentru a mă autentifica (i.e. Log In) introduc numele meu de utilizator (în majoritatea cazurilor acesta va fi sub forma unei adrese de email) și parola mea.

Pagina de Login pentru accesarea aplicației web Fișiere.ro

Odată autentificat în aplicația web pot face diverse operațiuni cu fișierele și folderele la care am acces. Spre exemplu, în imaginea de mai jos este afișat conținutul folderului “Test Fișiere.ro”.

Exemplu de folder deschis în aplicația web Fișiere.ro.

Deschiderea fișierelor în aplicația web este la fel de simplă ca și deschiderea fișierelor pe laptop. Singurul lucru de care trebuie să ții cont este că inițial aplicația web deschide fișierele în modul Read-Only, adică doar pentru vizualizare. Pentru a putea edita fișierul trebuie apeși butonul „Edit in Browser”.

Inițial, aplicația web Fișiere.ro deschide fișierele în modul Read-Only; pentru a putea începe editarea, dă click pe Edit in Browser.

Să presupunem că lucrez la documentul Excel Exemplu 1. După o perioadă de timp de lucru, mi se declanșează reflexul de a apăsa tastele Ctrl+S pentru a salva munca. Descopăr că, de fapt, nu este nevoie.

Modificările mele se salvează automat; bara de sus mă informează despre acest lucru în permanență: lângă numele fișierului meu apare scris “Saved”. În partea stângă a barei de sus, mi se spune că acest fișier este în cloud, pe „FileStorage”, iar în partea dreaptă a barei de sus, programul îmi aduce aminte că sunt autentificat cu numele de utilizator adrian.murzac{at}efect{dot}ro.

Pe platforma Fișiere.ro, modificările efectuate în cadrul unui fișier sunt salvate automat fără să fie nevoie de vreo comandă manuală.

Pasul 2. Accesare & editare în aplicația web: Două sau mai multe persoane accesează & modifică concomitent documentul

Ce se întâmplă dacă am nevoie de contribuția colegului meu?

Din moment ce platforma Fișiere.ro îmi permite atât mie, cât și colegului meu să accesăm acest document, de ce nu am putea lucra ambii concomitent? Zis și făcut! Îl rog pe colegul meu Mihai să acceseze documentul și să lucreze împreună cu mine.

Primul avantaj pe care îl remarc imediat este că atunci când utilizez aplicația web văd imediat, în bara din meniu, că Mihai a deschis și editează fișierul în cauză; pot vedea inclusiv celula din tabel în care lucrează în acest moment (vezi imaginea de mai jos):

Un fișier Excel, deschis de către mine și editat concomitent de încă o persoană.

Pasul 3. Accesare & editare în aplicația web: Ce se întâmplă dacă colaboratul trebuie să ia o pauză?

Să presupunem că lucrăm ambii jumătate de oră pe acest document. La un moment data, colegul meu își ia o pauză sau este nevoit să rezolvă o sarcină mai presantă. Îmi lasă chiar și un comentariu prin care mă anunță că va reveni în jumătate de oră.

Un fișier Excel accesat concomitent de două persoană, una din care decide că are nevoie de o pauză.

În câteva minute voi observa că statutul colegului meu se schimbă în “Inactive”. Eu pot edita în continuare documentul fără dificultăți.

Statutul colegului meu se schimbă în “Inactive” după câteva minute.

Pasul 4. Accesare & editare în aplicația web: Ce se întâmplă dacă utilizatorul trebuie să ia o pauză?

Dacă eu, utilizatorul, îmi întrerup activitatea timp de aproximativ 15-20 minute, Fișiere.ro mă avertizează că sesiunea mea a expirat și că trebuie să reactualizez pagina.

Sesiune expirată la editarea unui fișier Excel.

Din nefericire, vei consta că în această situație platforma Fișiere.ro vă induce un pic în eroare: dacă apeși (inclusiv dacă o faci în mod repetat!) pe butonul Refresh, vei costata ca nu se întâmplă mare lucru. Fereastra va rămâne blocată pe reactualizare.

Dacă sesiunea ta de lucru pe aplicația web Fișiere.ro a expirat, soluția cea mai rapidă este să închizi fereastra și să te re-autentifici.

Soluția? Trebuie să închizi fereastra și să dai un nou Log In. De cele mai mule ori, nu va mai trebui să re-introduce parola pentru că platforma încă te ține minte. Documentul pe care lucrai înainte de expirarea sesiunii nu este afectat.

Accesare & editare în aplicația web: Ce se întâmplă dacă pierd conexiunea internet și/sau se blochează sincronizarea?

Ce se întâmplă atunci când, din varii motive, pierzi conexiunea internet?

Nu mare lucru: Excel Online te va informa că nu mai ești conectat la server și că tot ce ai făcut în document după pierderea conexiunii încă nu este salvat.

Aplicația web Fișiere.ro te informează dacă pierzi conexiunea internet în timpul unei sesiuni de lucru; odată restabilită conexiunea internet, sincronizarea va fi reluată automat.

În marea majoritate a cazurilor odată restabilită conexiunea, documentul va fi sincronizat automat și va fi salvat.

Pentru orice altă problemă nu ezita să contactezi echipa noastră la support [at] efect [dot] ro – (24/7). Alternativ, fă-ți rapid un cont pe efectRO HelpDesk și poți depune tichete de suport la care știi că primești prompt răspuns & suport.

Concluzii

Cum am răspunde, acum la final de articol la întrebarea implicită din titlul acestui articol: cum poți lucra eficient & fără frustrări pe platforma Fișiere.ro?

  1. Dacă dorești doar să accesezi documente aflate pe platforma Fișiere.ro, o poți face atât din aplicația web, cât și local, direct pe PC-ul tău.
  2. Dacă dorești să editezi documente (de unul singur) aflate pe platforma Fișiere.ro, o poți face atât local, cât și online în aplicația web.
  3. Dacă dorești să colaborezi cu alți utilizatori la editarea unui document aflat pe platforma Fișiere.ro, îți recomandăm insistent să o faci doar din aplicația web.