Externalizare & Mentenanță IT:
multiplică eficiența & elimină risipa

Ce este externalizarea IT?

Externalizarea IT (eng. IT outsourcing) se referă la practica de afaceri în care unul sau mai mulți furnizori externi sunt contractați pentru a livra soluții și servicii IT.

Spre deosebire de limba engleză în care termenul „IT Outsourcing” este foarte cuprinzător, în limba română sintagma Externalizarea IT este folosită predominant cu sensul de preluare (totală sau parțială) a managementului serviciilor și infrastructurii IT de către un furnizor extern organizației.

Externalizarea IT presupune competența și capacitatea furnizorului de a oferi un întreg pachet de servicii IT: administrare și mentenanță dispozitive (desktop, laptop, servere, centrale telefonice digitale, echipamente de comunicații etc.), un serviciu centralizat de asistență IT de tip Helpdesk, servicii de Securitate IT și servicii de backup. Companiile care dețin expertiza necesară adesea includ în Externalizare IT și servicii adiționale: consultanță și audit IT, consultanță și asistență achiziții IT, servicii de Disaster Recovery, comunicații dedicate etc.

Externalizarea IT de calitate include și servicii care au impact major pentru organizații la nivel strategic. În special contextul schimbărilor rapide în domeniul tehnologiilor IT, a interdependențelor complexe între diverse componente ale infrastructurilor și sistemelor IT, din ce în ce mai multe organizații se așteaptă ca furnizorul de servicii care asigură Externalizarea IT să contribuie semnificativ la:

• elaborarea viziunii clare cu privire la direcțiile de dezvoltare IT pentru organizația-client
• formularea unei strategii IT care maximizează avantajele competitive ale organizației
• criterii de evaluare pentru calitatea furnizorilor terți de servicii și echipamente IT
• input decisiv în alegerea și menținerea relației de business cu furnizorii de servicii și echipamente IT
• optimizarea structurării și formulării contractelor în domeniul IT

Beneficiile Externalizării IT

Externalizarea serviciilor IT își demonstrează valoarea din impactul pe care îl are asupra componentelor fundamentale ale oricărei organizații: oameni, procese, tehnologii și furnizori.

Beneficiile principale pentru clienți includ:

• Reducerea & evitarea costurilor legate de infrastructura, procesele și serviciile IT (procese, furnizori)
• Acces rentabil & rapid la expertiză IT (furnizori)
• Facilitarea transformării digitale & automatizarea proceselor de business (procese, tehnologii)
• Creșterea rezilienței organizaționale și a capacității de redresare în caz de dezastru (procese)
• Asigurarea îmbunătățirii continue a serviciilor și proceselor bazate pe IT în vederea alinierii acestora la cerințele organizaționale (procese)
• Asigurarea unor modalități mai rapide și mai eficiente de livrare de bunuri și servicii către client (tehnologii, procese)
• Flexibilitate organizațională & scalare adaptivă a resurselor IT (procese)
• Libertatea organizației de a se focaliza pe competențele sale de bază (oameni, procese)
• Securizare uniformă și sistematică a datelor, proceselor și resurselor IT ale organizației-beneficiar

Modele de Externalizare IT?

Externalizarea IT poate îmbrăca diferite forme, în funcție de nevoile și contextul organizației-beneficiar. Cei mai importanți factori care influențează gradul și/sau modelul de Externalizare IT țin de:

• existența (sau nu) în cadrul organizației a unui departament IT
• nivelul de expertiză al personalului IT
• gradul de încărcare pentru personalul IT intern
• calitatea infrastructurii tehnice și fizice din cadrul organizației.

Unele organizații externalizează întreaga lor infrastructură IT. În alte cazuri, în special atunci când dețin un departament IT intern, organizațiile tind să externalizeze una sau mai multe din componentele infrastructurii IT redate în diagrama de mai jos:

Procesul Externalizării IT?

Cum arată procesul Externalizării IT și la ce trebuie să te aștepți? Profesionalismul externalizării IT se poate vedea în seriozitatea cu care furnizorul de servicii abordează etapele de bază ale acestui proces:

• Auditare / Diagnoză infrastructură IT
• Consultări în vederea alinierii la strategia și nevoile de business ale organizației-beneficiar
• Clarificarea domeniilor de responsabilitate, ținte contractuale, tip & nivel de servicii ofertate în cadrul unui contract
• Onboarding & remediere probleme majore relevate de audit
• Mentenanță continuă cu monitorizarea și raportarea performanței în baza parametrilor-cheie agreați
• Evaluare periodică & ajustarea parametrilor colaborării